ミーティングではあらかじめルールを決めておくことをお勧めします。
参加者は、立場や経験、性格など大きく違います。例えば、入社2年目の控えめな性格の人は発言しづらく、ただ参加するということになりがちです。一方、リーダークラスの人は発言力が強く、特に院長の発言は絶対的なものとなることもあります。
事前にルール決めることであらかじめ想定される問題をある程度防ぐことができます。その結果、ミーティングを効果的に進めることができるようになり、会議の質があがります。
効果的なミーティング実現のための5つのルールをご紹介します。これらのルールはスタッフはもちろん、院長先生も守ることを心掛けて下さい。
- 人の意見をよく聞き、批判しない
- 積極的に発言し、後で蒸し返さない
- 愚痴や文句を言わず、建設的な話し合いをする
- 時間を守る
- 沈黙はYESかNOか？
人の意見をよく聞き、批判しない
このようにスタッフのモチベーションが下がっている状況はよくあります。原因は、頭ごなしに自分の意見を否定されたり、話を聞いてもらえなかったりすることが積み重なり、ミーティングの意味がないと感じてしまっている点です。ミーティングでは色々な人の意見を集めることが重要なのですが、このような状況では発言する人がいつも同じため、画一的なことしか検討できない・発想が膨らまないということになってしまいます。その結果、勝手に決まった、そんなことやりたくないと感じることになり、医院への不信感を募らせます。
対策として、「人の意見をよく聞き、批判しない」というルールづけをしましょう。誰かが批判してしまっている状況を止められるような雰囲気を作るとなおよいです。
積極的に発言し、後で蒸し返さない
ミーティングで話し合って決めたことに対して、後日一部のスタッフから「あれは違うと思う」というような話をされます。どうしてミーティングの場で話さないのだろうと感じます。
このようなこともよくあります。ミーティングで発言せずに、決定事項に対して反対意見を述べてしまうということです。全体の時間を使ってミーティングを開催しているのに、個別に後で蒸し返されてしまっては、ミーティングの意味がありません。
対策として、「積極的に発言し、後で蒸し返さない」というルールを決めましょう。みんなで話し合って決めたことを、きちんと実行していくことが大切です。注意点は「決めたのだから従いなさい」というような押し付け感が出てしまうと、反抗心が生まれてしまいます。あくまでみんなで決めて、みんなで実行しようという動機づけをしましょう。そのために積極的な発言を促し、価値あるミーティングを実践しましょう。
愚痴や文句を言わず、建設的な話し合いをする
ミーティングで意見を出し合っているとき、言い合いになってしまい、収集がつかなくなるときがあります。長い時間話し合っているのですが、一向に話が進みません。だんだんと発言する気力もなくなってきます・・・。
反対意見は大切ですが、お互いに譲れないことがあって平行線を辿ると収集がつかなくなります。意見の根拠が愚痴や文句になってしまうと、全く意味のない話し合いになります。なぜ反対なのかを端的に説明してもらえれば、その問題点を条件付きで解決したり、役割分担で実行したり、対策ができるようになります。
「反対！」で終わることのないよう、どうしたらよいかをみんなで考え、実現・実行に向けて建設的に話し合いましょう。
時間を守る
ミーティングの計画を立てて、時間配分も決めているのですが、院長が話すと一人演説会が始まっていつも時間オーバーしてしまいます。途中で遮ることもできないので、早く終わることを祈るばかりです。
医院を改善したいという強い想いがあればあるほど、つい力が入って話が長くなることもあります。熱い想いをスタッフに伝えることはとても大切です。しかしながら、時間は有効に活用しなければなりません。決められた時間配分内でいかに効率よく説明できるかという点も重視しましょう。時間オーバーが恒常化してしまうと、せっかくの熱い想いも聞く耳を持ってくれなくなります。
これを防ぐためには、全員で「時間を守る」というルールづけが必須です。タイムキーパーを決めたり、時計をみんなが見える場所に配置したりして工夫しましょう。話の途中でも時間残り5分前に告知することを認めるなど、時間遵守の重要性をみんなで共有しましょう。
沈黙はYESかNOか？
意見をまとめて参加者に同意を求めたとき、黙っている人が多くいます。黙っているということはYESと捉えてもよいと考えているのですが、後で「賛成していない」と言われることがあります。
黙っているということがYESであるとは限りません。NOの意思表示の可能性もあります。そのため、最初に沈黙はYESかNOかを明確にしておくと認識を合わせることができます。
YESとルールづけすると、発言しない人に対してある程度強制力をもたせることができ、後で「賛成していない」と言われても「発言しないことはYES」と伝えることができます。
NOとルールづけすると、発言しない人に対して意見を求めることができ、さらなる話の発展を期待することができます。もちろんYESの意思表示を全員から直接得る必要があるため、その場で確定することができます。話し合いが長引くかもしれませんので、時間に注意することを意識しましょう。
まとめ
よくあるミーティングの問題点を挙げながら、5つのルールについてご紹介しました。他にも、医院によっては色々なルールづけをしたほうがミーティングがスムーズに進むことも多くあります。ミーティングでルールについて話し合うことも有効です。例えば、ミーティングに集中してもらうための「スマホ禁止」や、決まったことや論点を明確にするために「ホワイトボードに板書する」などがあります。
医院の風土、スタッフの性格、地域性などを考慮し、医院独自のルールを決めてミーティングを実施し、効率的な話し合いを実現しましょう。
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せっかく発言したのに、毎回「間違っている」、「意味がない」、「だめだ」などをよく言われます。発言する意味がないと感じ、ただミーティングの場に参加するだけにしています。