ミーティング失敗談!自院の強みを聞くと・・・

ミーティングの失敗を表すイメージ画像

今回は失敗事例をご紹介します。

院内ミーティングで『自院の強み(いいところ)は何?』ということを話し合ったときのことです。事前準備として、ミーティングの参加予定者に自院の強みを一人5つ考えてきてもらいました。

スタッフから出てきた意見

Staff A

A)建物がきれいで、駐車場が広いこと

Staff B

B)院長の歯科治療技術が高いこと

Staff C

C)土日がお休みで、有給が取得しやすいこと

Staff D

D)色々勉強でき、スキルアップできること

いかがでしょうか?何か気が付きませんか?

失敗の要因は・・・

上述の4つの意見ですが、強み(いいところ)としては間違っていません。

しかしながら、これらをこのまままとめるのは容易ではありません。なぜなら、「患者にとってのいいところ」と「従業員にとってのいいところ」が混在しているためです。(仮にこのまままとめたとしても、何を言いたいのかが分からなくなってしまいます)

つまり、失敗の要因は『前提条件・目的をはっきりさせていなかった』ということです。

この事例の背景としては、売上向上を図るために「自院はこんなところですよ、ここがいいところですよ」と外部への情報発信用に意見を集めました。ところが、目的が伝わっていなかったため、従業員にとってのいいところが混ざってしまいました。仮に、目的が「採用強化のために職場としていいと思うところを整理したい」というものであれば、「従業員にとってのいいところ」を集める必要があります。

もちろん、意見を集めた後に後付けで「患者にとってのいいところ」、「従業員にとってのいいところ」とグループ分けすることも可能ですが、非効率となってしまいますし、発案する側も苦労します。そのような場合は、あらかじめ患者にとっての強みと、従業員にとっての強みをそれぞれ考えてきてもらうほうがよいでしょう。(もちろん、何のためにそれを実施するかを伝えることも必要です)

目的の明確化・共有化が必要!

ミーティングで話し合うときに、目的をはっきりさせ、みんなで共有することはとても大切です。そのメリットを紹介します。

メリット

1.考え方・意見の方向性を統一できる

的外れな意見や話の脱線を防ぐことができます。また、方向性を合わせることで、一人では思いつかないような意見に発展することもあります。

2.発案の助け舟になる

目的をはっきりさせると、何に対して発案すればよいかが明確になります。言い換えると、「制約・前提条件を付与する」ことになります。これをマイナスなイメージに捉える人もいますが、「制約・前提条件がある=解答・発案までの道筋がある」と捉えることもできます。例えば「明日何を食べたいか?」よりも、「明日の夜、和食で何を食べたいか?」のほうが発案者もイメージがつきやすいです。「夜」と「和食」という制約・前提条件があることで、答えやすくなります。

まとめ

ミーティングの失敗事例として、目的をはっきりさせたほうがよいということをお伝えしました。参加メンバーからの意見が出にくいときは、「〇〇の場合ではどうか?」、「△△するとしたら、何がよいか?」など、前提条件を加えていくと、イメージしやすくなり、意見が出ることもあります。

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