チェックリストで作業漏れ防止・教育コストをカット！

チェックリストは様々なシーンで作成・活用されています。歯科医院の院内ミーティングでどのようにチェックリストを作成するのか、事例を交えながらご紹介します。

チェックリストの目的

まずはチェックリストを作成する目的を確認しましょう。

作業漏れを防止

チェックリストには「作業・確認が完了したらチェックを入れる」という機能・役割があります。このことにより、チェックが入っていないものは未実施であると一目で分かるため、失念等を防ぐことができます。

教育コストを削減

新入社員が入社したときに活用できます。一読してやらなければならないことが把握できるため、説明の手間・漏れを省くことができます。

チーム・組織のルールを明確化

「メンバーで取り組むこと」をルールづけし共有することで、チーム・組織の活動を明確化することができます。また、人によって作業項目がバラバラとなってしまうことを防ぎ、「やらなければならないこと」を確実に実行することが可能となります。

ミーティング事例

本事例のポイント

1. 事前にどのような議題について話し合うか、周知する。また、あらかじめ意見を集めておき、ミーティングで話し合いしやすいようにまとめておく。

2. チェックリストの内容を確定するだけでなく、チェックリストの作成・運用・フォローアップまでの進め方を決定する。

STEP1　ミーティング前

以下を明確にし、ミーティング参加メンバーに事前に周知します。（1週間前までには提示）

STEP2　ミーティング当日

以下の流れでミーティングを実施します。

STEP3　ミーティング後

ミーティング後に議事録作成、進捗管理を実施し、各作業を実施します。

ミーティングの効果

ミーティングで掃除のチェックシートを作成したことにより、どのような効果があったのでしょうか？

チェックシートの活用により、「掃除の漏れがなくなった」、「新入社員に説明しやすく、教育負荷を減らすことができた」、「スタッフ全員で同じ認識をもつことができた」という点はお分かりだと思います。

それ以外に、「ミーティングで全員で話し合い、決定し、実行する」というプロセスを踏むことにより、「スタッフに責任感が芽生えた」、「チームとして一体感が出てきた」、「スタッフが問題解決意識をもつようになった」などの効果が現れました。

このように効果的なミーティングを繰り返し実施することで、スタッフを成長させることができます。院内ミーティングを有効に活用しましょう。

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