院長、〇〇ということですが、それは△△で、□□で・・・。
こんなやり取りが続き、本題に入る前に時間がかかってしまい、ミーティングの出だしでつまづいた経験はありませんか？せっかく皆さんがスケジュールを調整して作り上げた貴重な時間です。「時間が押してしまい、予定していた内容を話合えなかった」、「全ての予定を実施したため、大幅に時間を延長してしまった」ー。その結果、スタッフのモチベーションが下がってしまい、ミーティングは嫌なものという印象を与えてしまいます。
話し合う議題の順番に気をつけよう！
上記のように、すぐ終わると思っていても話が長くなってしまう可能性は大いにあります。意識すべきことは、「優先度の高い議題から話し合う」ことです。すなわち、結果的に「すぐ終わる議題は後回し」ということになります。
すぐ終わる議題を話し合う時間がなくなった場合は、朝礼や終礼で伝えることも心がけましょう。長引きそうになったら、「この件については次回のミーティングで話し合いましょう」というような対応も必要になるかもしれません。
また、ヒトの集中力は90分が限界と言われているように、ミーティングは時間が経つにつれてダラダラとなってしまう傾向にあります。参加メンバーが集中しているときに設定した議題は、質の高い意見交換を期待できます。
このような理由から、優先度の高い議題から話し合うことをおすすめします。
優先順位ってどうやって決めたらよいの？
それでは、議題の優先順位はどうやって決めたらよいでしょうか？
各議題について、「重要度」と「緊急度」を設定していきます。
| 内容 | 重要度 | 緊急度 | 優先度 |
| 議題1 | △ | 〇 | 2 |
| 議題2 | 〇 | 〇 | 1 |
| 議題3 | × | △ | 3 |
優先度の高い順番は、次のように設定してください。
- 重要であり、緊急であるもの
- 重要であり、緊急でないもの
- 重要でなく、緊急なもの
- 重要でも緊急でもないもの
「2.重要であり、緊急でないもの」と「3.重要でなく、緊急なもの」で悩むかもしれませんが、「2.重要であり、緊急でないもの」のほうが優先度は高くなります。
このように4つのレベルに分類し、ミーティングで話し合う議題の順番を決めるとよいでしょう。
まとめ
繰り返しになりますが、ポイントはミーティングは多くの人がスケジュールを調整します。会議時間と人数により、人件費も大きくなります。医院の経営改善に向けて、優先度の高い議題から話し合い、実りある会議を実践しましょう！
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それでは、本日のミーティングを始めます。まずは連絡事項からお伝えします。
〇〇〇、△△△、・・・です。