以前はミーティングを実施していたけど、効果を感じられなかったから、いつの間にかやらなくなってしまった。
ミーティングを実施していない理由を聞くと、このような話がよくあります。今回は「時間が取れないのでミーティングが実施できない」という問題に注目しました。そのような場合、まずはあらかじめミーティングの予定を立てることから始めましょう。
1.なぜミーティングの時間が取れないのか？
診療に追われてミーティングの時間が取れない・・・
最も多い理由は、「診療を優先するため、時間がなくなってしまう」ということです。
「時間が取れればミーティングを実施したい」という医院では、ほとんど実施できていません。
なぜなら、余った時間をミーティングに充てようとしているためです。収益のことを考えると、なるべく空きが出ないように予約を取っていきます。そうすると、時間が余るという状況が生まれにくく、いつまで経ってもミーティングを実施できないという状況に陥ってしまいます。
ではどうすればいいのでしょうか？
それは、余った時間をミーティングに充てるのではなく、ミーティングのために時間を確保する、つまり、あらかじめミーティングの予定を立てることです。そうすれば、確実にミーティングを実施することができます。
2.ミーティングは医院継続のための投資
あらかじめミーティングの予定を立てることについて触れましたが、「そこまでしなければならないのか？」と疑問を持つ先生もいらっしゃるかと思います。
ミーティングでは、スタッフと話し合い、将来に向けたアクションプランを立てて実行します。つまり、医院改善のスタートとなります。長期的に医院を継続していくためにも、投資の観点を持っていただき、時間を確保してください。
3.ミーティングの予定の立て方
具体的にどのようにミーティングの予定を立てたらよいかの3つの方法について説明します。
例として、月に1回のミーティングの予定（日付）を立てるケースを挙げました。
（１）年間のミーティングスケジュールを検討する
月に1回のミーティングとすると、年間で12回です。毎月1回という計画のもと、候補日を設定していきます。ただし、1年分のスケジュールの確定は難しいです。そのため、1年分の予定を仮で立てておき、2～3カ月前に確定するというような運用がベターです。
（２）定例化した日程を設定する
例えば、毎月の第二金曜日にミーティングを実施するなど、ルールづけしておきます。祝日と重なる場合もあるため、イレギュラーな場合は別途設定しましょう。
（３）ミーティングでミーティングの予定を立てる
ミーティングの実施が軌道に乗ってきたら、ミーティングで次回ミーティングの日程を決めることもできます。（１）や（２）の方法で仮の日程を決めておき、ミーティングで日程を確定するという方法もあります。
4.予定を立てるときに気をつけること
（１）ミーティングの日付
レセプト業務が多忙となる月初・月末や、予想できる学校行事（入学式など）と重なりそうな日は除外しましょう。せっかくミーティングの予定を立てたのに、毎回中止になってしまうというのであれば、本末転倒です。
（２）ミーティングの時間帯
ミーティングを有効に活用している医院では、お昼の時間や診療後の時間をうまく活用しているところもあります。しかし、いきなりそのような仕組みで運用すると、かえってスタッフの反発を買うこともあります。診療を早めに切り上げて時間を確保し、診療時間中に実施すれば、院長がミーティングを重要視していることがスタッフに伝わります。
（３）全員参加できないときの対処
やむを得ない理由で、急にミーティングに参加できない人が出てくるケースもあります。そのような場合でも、他の人はミーティングに参加する予定を立てていますので、実施しましょう。
歯科医院によっては、パートタイマーとして勤務するスタッフもいます。パートタイマーは働ける時間が限られていることもあり、ミーティングに参加できない人もいます。
当日参加できなかった人や途中で帰宅した人と情報を共有するために、「議事録」をつけるようにしましょう。
４．まとめ
ミーティングの時間を確保するためには、あらかじめミーティングの予定を立てておくことをお勧めします。
ミーティングの日程が決まれば、その次のステップとしてミーティングで何を話し合うのか、どのように進めるかなどを決めます。
私たちは、歯科医院のコンサルティングを通じ、ミーティングを効果的に進めるためのツールを開発しました。無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してみてください。記事でも触れましたが、議事録のテンプレートも用意してあります。感想・質問、改善点などがありましたら、連絡いただければ幸いです。
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時間が取れないのでミーティングは実施していないんだよ。