いっつも中途半端に終わるなぁ・・・
せっかく時間をとって、ミーティングをやっても、スタッフから意見がでない、何も決まらない、で時間がきてしまい、
グダグダになって終わってしまうことはありませんか？
何度やっても、いつも同じ・・・
院長先生！こんなことをやってませんか！？
- ミーティングの日を直前になって決めている
- 議題をその場で出して話し合おうとしている
- 何も決まらないまま、議題が次から次にうつる
１．ミーティングの日を直前になって決めている
ミーティングの日が事前に決まってなく、いきなり「明日、ミーティングをやるから」と言われたらどうでしょうか。。スタッフは正直困ってしまいますよね・・・。
これは次の「議題をその場で出す」と同じですが、突然の連絡はスタッフ（特に女性は）は極度に嫌がります。
２．議題をその場で出して話し合おうとしている
患者さんがいきなり、「歯が痛いので、治してください」ときたらどうでしょうか？
「はい。わかりました。すぐに削ります」
とはなりませんよね。
治療に入る前に、問診して、レントゲンをとって検査をしたり、ヒアリングして、事前に検査・診断した上で患者さんに説明をしてからやりますよね。
ミーティングにおいても同じです。
スタッフへ事前に議題を伝え、リサーチや意見を先に出させて整理しておくことで、意見がまったくでない・・・、だんまりが続く・・・、といった状態を回避できるようになります。
３．何も決まらないまま、議題が次から次にうつる
議題について話をしているのに、違う話題がでて本筋からそれたまま、次から次に話がうつり、何も決まらず、ミーティングが終わってしまう・・・
せっかく貴重な時間をつかってるにもかかわらず、これだと何のためにミーティングを行っているのかわかりません。。
ミーティング前に院長がやっておくべき３つのこと
１．ミーティングの年間計画を立てる
私達が支援している医院様では、院内ミーティングを月１回行っており、日にちも毎月第２水曜日ということで決めています。さらに年間スケジュールをスタッフに伝えており、診療時間を切ってやるので、事前にアポ帳に全部記入しています。
こうすることで、スタッフがミーティングがある日の意識をし、ミーティングに向けての準備もしやすくなります。
もし可能であれば、年間でどのようなことを話すのか、大まかに決めておいてもいいですね。
例えば、
- １月は「前年の振り返りと今年度の目標」
- ３月は「４月から入ってくる新卒衛生士の教育について」
- ４月は「GW前にやっておくこと」
など時期において取り組むことをざっくりでいいので決めて、スタッフに伝えておけば、自分たちで何をやらないといけないのか考え始めますので、先々ミーティングが楽になります。
２．ミーティングの議題を事前に決めて周知する
あらかじめ、次回ミーティングで話し合う議題について決めておくことで、ミーティングで出す意見を先にもらったり、資料の準備をするよう指示ができるようになります。
そうすると、いつもより内容の濃いミーティングが行えるようになります。
ミーティング議題を決め、事前に配布するシートを、回る会議では「ミーティング計画シート」と呼び、簡単にエクセルで作れるようにしています。
↓こちらから無料でダウンロードできます。
３．議題の順番と時間を決めておく
ミーティング議題を決めたなら、その議題を話し合う順番と、議論する時間について定めておきましょう。
特に議論する時間をきちんと定めておくことで、話が脱線したとしても、時間内に「誰が・何を・いつまでに」の結論を出す必要があると意識しだします。
時間を定めるやり方も先程の「回る会議フォーマット」の中にある「ミーティング計画シート」を使って簡単にできるようになっています。
ぜひ、次回ミーティングの１週間前までに、１〜３を実行してみてください。
上手くできるかな・・・
そうはいっても自分で上手くできるかな、、、
と思われた院長先生、
心配ありません。
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