院長先生が一人で頑張る医院からステップアップしませんか？

開業当初は人数も3名と少なく、院長の私が何もかも決定する個人医院でした。朝から晩まで診療をしなければならず、経営面に充てる時間の捻出が非常に難しい状態でした。そのような中で開催していた院内ミーティングでは、スタッフに指示をすることがメインとなっていました。

ミーティングで指示をしていましたが、言われたことしかやらない、ひどいときには言われたこともやらない、という状態で、思うように動いてくれませんでした。また、ミーティング中にスタッフの意見もありましたが、私が決定していたために「何を言っても意味がない」という意識を持っていたようで、一時期はミーティングのムードも悪かったことを覚えています。

「思うように動いてくれない」という点を改善目標とし、月1回の院内ミーティングのやり方を変えました。具体的には、各スタッフの役割・タスクを明確化し、全員で共有化できるような仕組みを整えました。共有化するためには管理できている状態にする必要があります。そのため、「回る会議」のミーティング改善ツールの一つである「アクションプランシート」を活用しました。ミーティング中もアクションプランシート作成時の注意点を意識し、ミーティング後にどのように進めるかをイメージしながら役割・タスクを明確にしました。

以前と比べてスタッフの責任感が増しました。お互いに声かけが行われるようになり、自然なチェック機能として働くようになりました。そのため、私もスタッフもストレスを感じることがなくなり、「やらされている感」も消えていきました。さらに、徐々に組織化されていき、こちらからあまり言わずともスタッフ自身が動くようになりました。採用活動もスタッフに任せることで、新卒の衛生士もコンスタントに採用できるようになりました。

今では院内の雰囲気もよくなり、ミーティングも有意義に過ごしています。

ミーティングは医院をよくするための話し合いの場であると思います。院長とスタッフが同じ立ち位置で話せるような雰囲気を作ることで、スタッフからの発言も増えます。そうすると「自分たちで考えた、決めた」という責任感も芽生え、指示待ちではなく、自発的な行動を促すことにつながります。これまでいかに一人よがりだったかを身に染みて感じました。

ミーティングは多くのコストがかかります。その時間は有意義に活用しなければなりません。皆さんの医院はどのようなミーティングでしょうか？ミーティングを改善することで医院の成長につながる可能性があります。一度見直してみることを強くオススメします。

都市部で開業したのですが、周囲に競合医院が多く、オープン後、新患がなかなか増えず、ずっと苦戦していました。院内ミーティングをやっても、スタッフから意見がでず、私も何から手をつけて良いのかわからない状況で開業一年目を過ごしました。（明日、患者が来なかったらどうしようかと不安で不眠症になったことも・・・）

当時はミーティングの実施方法も分からず、手探り状態が続いていましたが、「回る会議」のミーティング実施方法を学びました。ミーティングでスタッフから意見が出なかったのは、「新患を増やすためにはどうしたらよいか？」というように、議題が大きすぎて曖昧であったためと分かりました。そこで、「回る会議」からアドバイスをもらい、議題をさらに細分化することで、スタッフから意見を集めることができました。

ミーティングで少しずつスタッフから意見が出るようになりました。そして自分の意見が採用されたり、そこから話が広がったりすることがモチベーションにつながり、スタッフの前向きな姿勢が見受けられるようになりました。徐々に院内の雰囲気が変わり、今ではスタッフもやる気を出して、自分たちで話し合いながら進めていってくれています。そのおかげか、自費も伸びて、先月ついに40％を超えました。

以前のままの院内ミーティングを続けていたらと思うとゾッとします。

「ミーティングをやっても意味がない。」

そんな風に考えていた時期がありました。

しかし、今ではミーティングは必要であると実感しています。即効性をなかなか感じることはないかもしれませんが、経営の舵取りのためのヒントが多くあり、長期的な目標に向かって着実に進んでいることが分かります。

ミーティングで話し合う議題について、よく考えてみてください。経営的な、漠然とした議題になっていませんか？スタッフにとって敷居の高い議題となっている可能性があります。みんなが答えやすい議題まで掘り下げると意見を集めることができますよ。

歯科業界では歯科衛生士の雇用について問題視されていますが、当医院は地方にあります。6年もの間、歯科衛生士は0名という体制で診療してきて半ば諦めていました。院内ミーティングは実施していましたが、連絡・勉強会の位置づけでした。

当初、歯科衛生士の雇用を目指して院内ミーティングの場を活用して話し合ったのですが、スタッフから意見は出ず、時間だけが過ぎていきました。回る会議にアドバイスをもらい、「どのように雇用するか」でなく、「自院はどのようなところで、スタッフが考えるいいところは何か」と切り口を変えてみんなに考えてもらいました。

改善前とは比べ物にならないほどの意見が出てとてもうれしかったです。院長目線では気づかないとても貴重なスタッフからの意見を集めることができました。その情報をまとめ、ホームページ上に公開することで長年の目標であった歯科衛生士の雇用に成功しました。

また、ミーティングの改善を通じて、スタッフも前向きに物事に取り組むようになりました。それまで3～6ヶ月で退職することが多かったのですが、2年、3年と定着してきて医院としての力もついてきたと感じています。

ミーティングはメンバーと交流し、色々な意見を聞くことができます。私は経営目線になりがちでしたが、従業員の立場からの意見も大切にすることを心掛けています。ミーティングの重要性、必要性を実感し、今では月に2回開催しています。

ミーティングの議題は様々ありますが、共通して言えることはみんなで作り上げる場だということです。そして、意見・アイデアを形にして実行していくことで、医院の発展に繋がります。また、参加メンバーとじっくり話すことでお互いにコミュニケーション能力が向上し、患者とのやり取りに活かされます。